データ消去証明書とは？取得する意義や発行方法を解説
監修者プロフィール
SBフレームワークス マーケティング/広報
玉橋 丈児
物流×輸配送×テクニカルソリューションで、お客様の課題解決を目指すSBフレームワークスのマーケティング担当。テクニカルソリューション分野での実務経験を活かして、弊社のサービスや、業界の話題などを解説いたします。物流技術管理士補。
近年、コンプライアンス遵守の観点で、企業にてPCやサーバーを廃棄、またはリース返却する際にデータ消去証明書を取得することが不可欠な作業となっています。データ消去証明書とは、電子機器のデータが適正に抹消された事実を証明する書類です。
情報漏えいのリスクがないことを客観的に証明できるため、企業の信頼性を守ることにつながります。
本記事では、データ消去証明書を取得する意義や発行方法などについて解説します。
法人のお客様でPCのデータ消去についてお悩みの場合は、SBフレームワークスにご相談ください。第三者機関ADECの認証を取得した作業工程で、確実にデータを消去します。ADECが証明するデータ消去証明書の発行も可能なため、まずはお気軽にお問い合わせください。
＼第三者機関ADECによるデータ消去プロセス認証を取得／
目次
データ消去証明書とは
画像引用：ADEC（一般社団法人データ適正消去実行証明協議会）「データ適正消去実行証明書のサンプル」
データ消去証明書とは、パソコンやスマートフォン、サーバーなどの電子機器内にあるデータを適正に抹消した事実を証明する書類です。データ消去を実施した業者や専門の第三者機関が発行します。
証明書には以下のような内容が記載されます。
- 対象機器の機種名、製造元、シリアル番号
- データ消去実行日
- データ消去方法
- データ消去に使用したソフトウェアの名称
- 消去実施事業者の情報
電子機器に保存されているデータは、ファイルをゴミ箱に入れたり、端末を初期化したりするだけでは完全に削除できません。完全に削除するには、専用のデータ消去ソフトウェアを使用する必要があります。
データ消去証明書には、使用したソフトウェアの名称や消去方法、消去実行日などが記載されているため、適切にデータを消去していることを証明できます。
データ消去証明書が重要視される背景
データ消去証明書が必要とされる背景には、企業のコンプライアンス強化が挙げられます。
個人情報保護法第23条には、企業は個人データの漏えいや紛失を防止するための安全管理措置を講じなければならないと定められています。企業が個人データの記録された機器を廃棄する際は、復元不可能な手段でデータの消去を行なわなくてはなりません（※）。
個人情報保護委員会はガイドラインで、作業を委託する場合は確実に消去したことを証明書により確認することを推奨しています。
近年、さまざまな企業や地方自治体で個人情報のデータが流出する事件が起きていることもあり、不要になったPCやサーバーを廃棄する際にデータ消去証明書の必要性が高まっているのです。
※ 参考：個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」
データ消去証明書を取得する意義
企業がデータ消去証明書を取得する意義として、以下が挙げられます。
- 情報漏えいのリスクがないことを証明できる
- 企業の社会的信頼性が高まる
それぞれの内容を解説します。
情報漏えいのリスクがないことを証明できる
一般的には、データ消去証明書を取得することで、該当機器から情報漏えいのリスクがないことを証明できます。データ消去証明書は、データを適正に抹消したことを証明するものであり、消去事業者・第三者機関などが定める基準に沿ったデータ消去作業の実行を保証しているためです。
適切なデータ消去作業が行われていれば、廃棄やリース返却した機器の記憶媒体から個人情報や企業の機密情報が流出するリスクはなくなります。万が一、情報漏えいの疑義が生じた場合でも、データ消去証明書があれば企業として適切な対策を講じていたことの証明が可能です。そのため、法的責任や社会的な批判から企業を守ることにもつながります。
企業の社会的信頼性が高まる
データ消去証明書の取得は、企業の社会的信頼性を高めるうえでも重要です。現代社会において、個人情報保護や情報セキュリティに対する意識は高まっており、企業がデータ管理にどのように取り組んでいるかは、顧客や取引先からの評価につながります。
近年、サステナビリティの観点から企業のガバナンスが重要視されているため、適切なデータ管理は企業の社会的責任を果たす姿勢として金融機関や投資家からも評価されます。
データ消去証明書の発行方法
データ消去証明書の発行は、データ消去サービスを提供している専門業者に依頼するのが一般的です。データ消去証明書を発行していない業者もあるため、対応している業者を探しましょう。
業者にデータ消去を依頼する際、証明書の発行も依頼しておけば、作業完了後にデータ消去証明書を受け取れます。
データ消去証明書は自社で発行できる？
データ消去証明書は法律で定められた公的書類ではないため、自社で項目を定めたうえで「データ消去証明書」と定義した書類の作成は可能です。
ただし、データ消去証明書の性質上、その確実性と信頼性が強く求められることから、自社単独で書類を作成・発行するだけでは証明書としての効力は乏しいでしょう。あくまで作業の記録程度と捉えるのが適当です。
そのため、対外的な証明の用途として自社でデータ消去証明書を発行することは避けるべきです。対外的な証明を求めるのであれば、データ消去方法・作業環境・記録体制などに関して、第三者機関から認証を受けた事業者に作業を委託することが好ましいでしょう。
データ消去の委託先を選ぶ際のポイント
データ消去の委託先を選ぶ際は、以下の点を確認しましょう。
- 第三者機関の認証を取得しているか
- セキュリティ体制は万全か
それぞれの内容を解説します
第三者機関の認証を取得しているか
データ消去を依頼する業者を選ぶ際には、業界団体などで構成される第三者機関の認証を取得しているかを確認しましょう。著名なものでは、ADEC（一般社団法人データ適正消去実行証明協議会）の認証が挙げられます。
ADECとは、データ消去の信頼性を評価し、適切な基準を満たす業者を認証する第三者機関です。ADECの認証を得ている業者は、データ消去のプロセスや管理体制が適正であると認められているため、安心してデータ消去を任せられます。
また、ADECの認証に準拠したデータ消去証明書が発行されるため、データが適正に消去されたことを客観的に証明できます。
セキュリティ体制は万全か
データ消去を委託する業者を選ぶ際には、セキュリティ体制が万全であるかも確認しましょう。業者の作業環境のセキュリティ対策が不十分だと、データが完全に消去されるまでの過程で、情報漏えいが起きるリスクがあるからです。
具体的には、ISO27001（情報セキュリティマネジメントシステム）やプライバシーマークなどの認証を取得しているかを確認しましょう。情報管理やセキュリティ対策が適切に整備されているかの判断材料になります。
データ消去証明書を取得して企業のガバナンスを強化しよう
データ消去証明書は、PCやサーバーなどに記録されているデータが適正に消去された事実を証明する書類です。単なる端末の初期化ではデータが残り、情報漏えいのリスクが拭えませんが、データ消去証明書が発行できる消去方法であれば廃棄後の情報漏えいのリスクをなくせます。
企業の社会的信頼性を高めるためにも、法人用PCのデータを消去する際には、第三者機関の認証を受けたデータ消去証明書を取得することが重要です。データ消去証明書を取得して企業のガバナンスを強化しましょう。
法人用PCのデータ消去が必要な場合は、SBフレームワークスにお任せください。ADECのデータ消去プロセス認証だけでなく、セキュリティマネジメントシステムとプライバシーマークの認証も取得しています。セキュリティ性の高い作業環境で、PCのデータを確実に消去いたします。まずはお気軽にご相談ください。
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玉橋 丈児
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